İSG Yazılımı Teknik Şartnamesi: Kurumsal Satın Almada Yazılacak Maddeler
İSG yazılımı teknik şartnamesi, seçim ölçütlerinin her birini sağlayıcının kanıtlayabileceği bir maddeye çevirir. İyi bir şartname ürün tarif etmez, iş tarif eder. Her maddeye zorunlu ya da tercih sütunu ve istenen kanıt yazılır.
Bu sayfada
Şartname neden ölçüt listesinden başlar?
Şartname ölçüt listesinden başlar, çünkü teklifleri sonunda aynı ölçütlerle puanlayacaksınız. Maddeler ölçütlere bağlı yazılırsa her teklif aynı başlıklar altında karşılaştırılır. Bağsız yazılmış uzun bir istek listesi ise değerlendirmede kimin neyi karşıladığını bulmayı zorlaştırır.
İlk iş ağırlıkları yazmaktır. Kurumsal firma için önerilen ağırlıkta veri güvenliği ve KVKK 20, belge saklama 15 puandır; hepsi puanlama aracındaki kurumsal önayarda durur. Ağırlığı yüksek ölçütte daha çok zorunlu madde yazılır. Düşük ağırlıklı ölçütte tercih maddesi yeterlidir.
İkinci iş dili sabitlemektir. Her madde "yazılım ... yapabilmelidir" ile başlar ve sınanabilir bir sonuç tarif eder. "Kullanıcı dostu olmalıdır" sınanamaz. "Saha tespiti telefonda, fotoğrafıyla birlikte kaydedilebilmelidir" ise demoda kısa sürede sınanır.
Üçüncü iş her maddeye bir kanıt biçimi koymaktır: demoda gösterim, yazılı beyan ya da belge. Kanıt biçimi yazılmayan madde, teklifte "evet" diye işaretlenip geçilir.
İşlev maddeleri nasıl yazılır?
İşlev maddeleri, çıktının içeriğinden başlayıp sahadaki kullanıma doğru yazılır. Mevzuata uygun çıktı her rolde en ağır ölçütler arasındadır ve maddelerin dayanağı yönetmeliktedir. İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliğinin 11. maddesi, risk değerlendirmesi dokümanının asgari içeriğini sayar.
Bu listeyi şartnameye doğrudan taşıyabilirsiniz. Doküman işyerinin unvanını, adresini ve işverenin adını, gerçekleştirenlerin adını ve belge bilgisini, gerçekleştirildiği tarihi ve geçerlilik tarihini taşımalıdır. Bölümler için ayrı yapıldıysa bölüm adları, tehlikeler, riskler, kullanılan yöntem, öncelik sırası ve düzeltici önleyici tedbirler de bu listededir. Şartname maddesi şöyle yazılabilir: "Yazılımın risk değerlendirmesi çıktısı, Yönetmelik madde 11'deki asgari bilgilerin tamamını taşımalıdır."
Aynı maddenin üçüncü fıkrası, dokümanın elektronik ortamda hazırlanıp arşivlenebileceğini söyler. Arşiv yazılımda tutulacaksa belge saklama maddeleri bu fıkraya bağlanır: belgenin tarihiyle saklanması, yenilenen belgenin eski sürümünün korunması ve firma dosyasının denetime tek seferde sunulabilmesi.
Diğer işlev maddeleri ölçüt sırasıyla gelir. İSG-Katip uyumu için Katip dosyasının önizlemeyle aktarılması, mobil kullanım için tespitin telefonda kaydedilip web'de açılması yazılır. Yapay zekâ desteği isteniyorsa önerinin uzman onayı olmadan rapora geçmemesi, zorunlu madde olarak yazılmalıdır.
Veri güvenliği ve KVKK maddeleri nasıl yazılır?
Veri güvenliği maddeleri, kanunun saydığı amaçları sağlayıcının gösterebileceği işlere çevirerek yazılır. Bu konuda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 12. maddesi üç amaç sayar: hukuka aykırı işlemeyi önlemek, hukuka aykırı erişimi önlemek ve verinin muhafazasını sağlamak. Her amaç için en az bir madde yazın.
Erişim için rol bazlı yetki ve kimin neyi ne zaman değiştirdiğini gösteren kayıt izi istenir. Muhafaza için yedekleme sıklığı, yedeğin saklanma süresi ve geri dönüş denemesinin yapılıp yapılmadığı sorulur. İşleme için sağlayıcının veriyi hangi amaçlarla kullandığının ve alt hizmet sağlayıcılarının yazılı beyanı istenir.
Sağlayıcının KVKK karşısındaki konumu her ilişkide aynı değildir ve şartnamenin çözeceği bir soru değildir. Şartname yalnız bilgiyi ister: sağlayıcı kendini hangi konumda görüyor ve bu konumdan hangi yükümlülükleri üstleniyor? Cevabı hukuk biriminize okutun. Belge ve beyanların ne kanıtladığı veri güvenliği belgeleri sayfasında ayrıca anlatılıyor.
Destek, eğitim ve hizmet süresi maddeleri nasıl yazılır?
Destek maddeleri, ölçülebilir değerleri sağlayıcının kendisine doldurtarak yazılır. Şartnameye cevap süresi için bir rakam koymak yerine "teklif eden, kanal başına cevap süresi taahhüdünü yazar" maddesini koyun. Böylece teklifler kendi taahhütleriyle karşılaştırılır.
Şu bilgiler teklifte ayrı satır olarak istenir: destek kanalları, çalışma saatleri, mesai dışı durum, kullanıcı eğitiminin kapsamı ve ücreti. Planlı bakımın ne kadar önceden duyurulduğunu ve sözleşme süresince fiyatın nasıl değişeceğini de isteyin. Yeni katılan kullanıcının eğitiminin nasıl yapılacağı ayrı bir madde olmalıdır.
Çıkış ve veri iadesi maddeleri nasıl yazılır?
Çıkış maddeleri, sözleşme bittiğinde verinin hangi kapsamda, hangi biçimde ve ne kadar sürede size döneceğini yazar. Kapsam listeler, raporlar, belgeler ve fotoğraflardır. Biçim, başka bir yazılımda açılabilecek tablo ve özgün dosyadır.
İadeden sonra sağlayıcıdaki kopyanın ne olacağı da yazılmalıdır. 6698 sayılı Kanunun 7. maddesi, işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalkınca kişisel verinin silinmesini, yok edilmesini ya da anonim hâle getirilmesini düzenler. Şartnameye silme işleminin yazılı teyidini isteyen bir madde koyun.
Geçiş dönemi için ayrı bir madde yararlıdır: sözleşme bittikten sonra belirli bir süre salt okuma erişimi. Süreyi teklif edene yazdırın.
Şartname şablonu nasıl kullanılır?
Aşağıdaki tablo kopyalanıp kendi belgenize taşınacak bir başlangıç şablonudur. Zorunlu ve tercih ayrımı kurumsal önayara göre önerildi; kendi ağırlıklarınıza göre değiştirin.
| Madde | Ölçüt | Zorunlu / Tercih | Kanıt |
|---|---|---|---|
| Risk değerlendirmesi çıktısı Yönetmelik madde 11'deki asgari bilgileri taşır | Mevzuata uygun çıktı | Zorunlu | Örnek çıktı |
| Rapor PDF, üzerinde çalışılacak belge Word ya da Excel olarak alınır | Mevzuata uygun çıktı | Zorunlu | Demoda gösterim |
| Katip dosyası kayıt yazılmadan önce önizlemeyle aktarılır | İSG-Katip uyumu | Tercih | Kendi dosyanızla demo |
| Tespit telefonda fotoğrafla kaydedilir, web'de sürdürülür | Mobil kullanım | Zorunlu | Demoda gösterim |
| Yapay zekâ önerisi uzman onayı olmadan rapora geçmez | Yapay zekâ desteği | Zorunlu (yapay zekâ isteniyorsa) | Demoda gösterim |
| Belge tarihiyle saklanır, eski sürüm korunur | Belge saklama | Zorunlu | Demoda gösterim |
| Rol bazlı yetki ve kayıt izi vardır | Veri güvenliği ve KVKK | Zorunlu | Demoda gösterim |
| Yedek sıklığı, saklama süresi ve veri konumu yazılı beyan edilir | Veri güvenliği ve KVKK | Zorunlu | Yazılı beyan |
| Fiyatın hesaplama birimi ve ikinci yıl kuralı yazılır | Fiyat şeffaflığı | Zorunlu | Teklif |
| Destek kanalları ve cevap süresi taahhüdü yazılır | Destek | Zorunlu | Yazılı beyan |
| Sözleşme sonunda veri tablo ve özgün dosya olarak iade edilir | Veri güvenliği ve KVKK | Zorunlu | Sözleşme maddesi |
| İadeden sonra sağlayıcıdaki kopyanın silindiği yazılı teyit edilir | Veri güvenliği ve KVKK | Zorunlu | Yazılı teyit |
Teklifleri değerlendirirken önce zorunlu sütuna bakın. Bir zorunlu maddeyi karşılamayan teklifi puanlamadan ayırın, kalanları ölçüt puanıyla karşılaştırın. Sağlayıcının kendisini sınayan sorular İSG yazılım firmaları sayfasındaki listede, demoda sorulacak 20 soru ana sayfada yer alıyor.
FirstİSG bu şablondaki maddelere nasıl cevap verir?
FirstİSG'yi bu şablonla değerlendirecekseniz iki maddeye özellikle bakın. FirstİSG saha raporunu PDF, risk analizini PDF ve Excel, şablondan üretilen belgeyi Word, Excel ya da PDF olarak verir. Saha raporunun düzenlenebilir Word sürümü ise yoktur. Şartnamenizde "saha raporu Word olarak alınır" zorunluysa FirstİSG bu maddeyi karşılamaz.
İkinci madde belge saklamadır. FirstİSG her firma için dijital bir firma dosyası tutar, Katip'ten alınan Excel dosyasını da içe aktarır. Belgeler ise tek tek indirilir; bir firmanın bütün dosyası tek seferde indirilemez. "Firma dosyası tek seferde sunulur" maddesini zorunlu yazdıysanız bunu demoda sorun.
Bu örnek, şartnamenin bir yazılımı nasıl ayırt ettiğini göstermek içindir; FirstİSG'nin öbür maddelerdeki durumu FirstİSG değerlendirmesi sayfasındadır.
Sık sorulan sorular
İSG yazılımı için teknik şartname zorunlu mu?
Özel sektör alımında zorunlu değildir. Birden çok birimin onayı gereken kurumsal alımda ise kararın gerekçesini yazılı tutmanın en düzenli yoludur.
Şartnamede yazılım markası ya da ürün adı geçebilir mi?
Geçmemesi daha doğrudur. Ürün adına ya da bir ürünün ekranına göre yazılan madde, öteki teklifleri baştan eler. Maddeyi işin kendisiyle yazın.
Kaç maddelik bir şartname yeterlidir?
Sayıdan çok sınanabilirlik önemlidir. Sekiz ölçütün her biri için iki ya da üç zorunlu madde çoğu kurumsal alım için yeterli bir başlangıçtır.
Fiyat şartnameye yazılır mı?
Tutar yazılmaz, fiyatın kuruluş biçimi yazılır. Hangi birime göre hesaplandığı, ikinci yılın nasıl belirlendiği ve ek ücretli kalemler teklifte ayrı satırlarda istenir.
Şartname ile sözleşme arasındaki fark nedir?
Şartname, teklif almadan önce ne istediğinizi anlatır. Sözleşme ise seçilen sağlayıcıyla neyin taahhüt edildiğini bağlar. Şartnamedeki zorunlu maddeler sözleşmeye ek olarak girebilir.
Şartnamedeki maddeler puanlama aracına nasıl taşınır?
Her madde bir ölçüte bağlı olduğu için teklif değerlendirmesinden sonra o ölçütün puanına yansır. Zorunlu maddeyi karşılamayan teklif puanlanmadan elenir.
Kaynaklar
- İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği, Madde 11, fıkra 1 (dokümanın asgari içeriği) ve fıkra 3
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Madde 7 (silme, yok etme, anonim hâle getirme) ve Madde 12 (veri güvenliği)