İSG Yazılımında Katip Uyumu Nasıl Puanlanır?
Katip uyumu, kendi Katip dosyanızın yazılıma ne kadar doğru ve tekrarlanabilir biçimde aktarıldığına bakılarak puanlanır. Puanı sağlayıcının "Katip uyumluyuz" cümlesi değil, aktarımdan sonra yaptığınız denetim belirler. Bu sayfa denemenin hazırlığını, denetimin adımlarını ve ölçütün puan satırını verir.
Bu sayfada
"Katip uyumu" ne anlama gelir, ne anlama gelmez?
Katip uyumu, Katip'teki resmî kayıtların yazılıma doğru aktarılması ve yazılımdaki listenin bu kayıtlarla tutarlı kalması anlamına gelir. Yazılımın Katip'in yerine geçmesi anlamına gelmez. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinin 14. maddesine göre OSGB ile işveren arasındaki sözleşme, İSG-KATİP sistemi üzerinden karşılıklı onaylanır. Bu onay Katip'te kalır.
Sağlayıcılar "Katip uyumu" ifadesini farklı düzeylerde kullanabilir. Puan verirken iddianın hangi düzeyde olduğunu ayırın:
| Düzey | Ne yapılır? | Bu ölçüte etkisi |
|---|---|---|
| Elle giriş | Katip'teki bilgiler yazılıma tek tek yazılır | Uyum yok sayılır |
| Sabit dosya yükleme | Dosya yüklenir, sütun düzeni değişince bozulur | Zayıf |
| Önizlemeli aktarım | Kayıtlar yazılmadan önce gösterilir, numarayla eşleşir | İyi |
| Tekrarlanabilir aktarım | İkinci yüklemede kayıtlar güncellenir, çoğalmaz; geçmiş tutulur | Tam |
Sağlayıcı bir "doğrudan bağlantı" iddia ediyorsa bunu ayrı bir soru olarak ele alın. Bağlantının nasıl kurulduğunu, kimin yetkisiyle çalıştığını ve hangi yönde veri taşıdığını yazılı isteyin. Cevabı demoda kendi hesabınızla görmeden bu iddiaya puan vermeyin.
Katip'in kendi işlemleri bu ölçütün konusu değildir. Sözleşme ve görevlendirme adımları için FirstİSG'nin İSG-Katip rehberine bakabilirsiniz.
Kendi Katip dosyanızla deneme nasıl yapılır?
Deneme, demodan önce Katip'ten alınmış güncel bir dosyayla yapılır; aktarımdan beklediğiniz sonucu da önceden yazın. Beklenen sonucu önceden yazmazsanız ekranda gördüğünüz her listeyi doğru sanabilirsiniz. Önce dosyadaki satırları sayın ve kendi bildiğiniz durumu not edin.
Dosyada şu zor satırların bulunmasına dikkat edin. Yoksa sağlayıcıya bunları nasıl ele aldığını ayrıca sorun:
- Aynı unvanla iki ayrı şube, farklı SGK numaralarıyla.
- Unvanı kısaltmayla ya da farklı noktalamayla yazılmış bir işyeri.
- SGK ya da DETSİS numarası boş bir satır.
- Süresi bitmiş ya da feshedilmiş bir sözleşme.
- Aynı işyerinde hem uzman hem hekim görevlendirmesi.
Dosya kişisel veri taşıyabilir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 4. maddesi, verinin sınırlı ve ölçülü işlenmesini ister. Denemeye gereken kadar satırla başlayın ve deneme hesabındaki verinin deneme sonunda ne olacağını yazılı sorun.
Dosyayı demodan bir gün önce indirin. Böylece demoda gördüğünüz listeyi, aklınızda taze olan güncel durumla karşılaştırabilirsiniz.
Aktarımı sağlayıcının yapmasına izin vermeyin, kendiniz yapın. Gelecekte her ay bu işi siz yapacaksınız; demoda da adımları siz izlemelisiniz.
Aktarım sonrası denetim nasıl yapılır?
Aktarım sonrası denetim, sayıları karşılaştırarak, örnek kayıtları tek tek açarak ve dosyayı ikinci kez yükleyerek yapılır. Bu üç adım birlikte, aktarımın bir kez değil her ay doğru çalışacağını gösterir.
Önce sayılara bakın. Bu adım birkaç dakika sürer ve en kaba hataları hemen gösterir. Aktarılan firma sayısı, dosyadaki geçerli satır sayısıyla tutuyor mu? Fark varsa yazılım her farkın nedenini gösterebiliyor mu?
Sonra örnek kayıtları açın. Zor satırlardan her birini ve rastgele seçtiğiniz birkaç firmayı yazılımda bulun. Unvan, SGK numarası, tehlike sınıfı ve görevlendirilen kişi Katip'tekiyle aynı mı? Aynı unvanlı iki şube iki ayrı firma olarak mı duruyor?
En son ikinci yüklemeyi yapın. Aynı dosyayı tekrar yükleyin; kayıt sayısı değişmemelidir. Ardından Katip'te değişmiş bir satır içeren yeni bir dosya yükleyin ve yalnız o kaydın güncellendiğini görün. Yüklemelerin bir geçmişte tutulup tutulmadığını da sorun.
Denetimin sonucunu bir satırla yazın: hangi adım geçti, hangisi kaldı. Bu satır bir sonraki bölümdeki puanın dayanağıdır. Haftalara yayılmış bir deneme için dört haftalık deneme planının ilk haftası bu işe ayrılmıştır.
Katip uyumu puan satırı nasıl doldurulur?
Katip uyumu puanı, yukarıdaki düzey tablosu ile denetimin sonucu birlikte okunarak verilir. Aşağıdaki tablo puanlama aracındaki genel 1-5 tanımını bu ölçüte uyarlar.
| Puan | Ne zaman verilir? |
|---|---|
| 1 | Aktarım yok ya da demoda kendi dosyanızla gösterilemedi. |
| 2 | Dosya yükleniyor, ama zor satırlarda yanlış eşleşme ya da çoğalma var. |
| 3 | Önizleme ve numarayla eşleşme var; ikinci yükleme ya da şube ayrımı zayıf. |
| 4 | İkinci yükleme kayıtları güncelliyor; küçük düzeltmeler elle gerekiyor. |
| 5 | Zor satırlar, ikinci yükleme ve örnek kayıt denetimi eksiksiz geçti. |
Ölçütün ağırlığı rolden role değişir: OSGB önayarında 20, varsayılan önayarda 15, kurumsal ve bireysel önayarda 10. OSGB için ağırlığın gerekçesi en iyi OSGB yazılımı sayfasında anlatılıyor. Bir OSGB için bu satırda 3 ya da altı, aylık işin bir bölümünün elle yürüyeceği anlamına gelir.
Katip uyumu demosunda hangi hatalar yapılır?
En sık hata, sağlayıcının hazırladığı örnek dosyayla yetinmektir. Örnek dosya temizdir; zor satır taşımaz ve aktarımın en kolay hâlini gösterir. Puanı yalnız kendi dosyanızla yaptığınız denemeye göre verin.
İkinci hata, ekranda görünen listeyi saymadan kabul etmektir. Liste uzunsa eksik ya da çift kaydı gözle fark etmek zordur. Dosyadaki satır sayısını ve aktarılan kayıt sayısını yan yana yazın.
Üçüncü hata, ikinci yüklemeyi atlamaktır. İlk aktarım çoğu yazılımda düzgün geçer. Asıl fark, ertesi ay aynı listeyi yeniden yüklediğinizde ortaya çıkar.
Dördüncü hata, aktarımı kurulumda bir kez yapılan iş saymaktır. OSGB'nin listesi her ay değişir: yeni sözleşme gelir, eskisi biter. Aktarımın kimin tarafından ve ne sıklıkla yapılacağını demoda konuşun. Bu işi her ay sağlayıcıya yaptırmak gerekiyorsa bunu puanda gösterin.
FirstİSG bu denemede ne gösterir?
FirstİSG'yi aynı dosyayla ve aynı denetimle sınayabilirsiniz. OSGB ve kurumsal ekipte yönetici, Katip'ten aldığı Excel dosyasını web'de içe aktarır. Firma, personel, sertifika ve görevlendirme kayıtları önce bir hazırlık alanına düşer ve orada düzeltildikten sonra yazılır. Bu aktarımda işyerleri önce SGK ya da DETSİS numarasıyla, numara tutmazsa adla eşleştirilir. Bireysel hesapta firma listesi ayrı, önizlemeli bir Katip aktarımıyla gelir; bu aktarım mobilde de açılır.
Sınırlar da bu denemede görünür. Aktarım tek yönlüdür: FirstİSG Katip'e bağlanmaz ve Katip'e kayıt göndermez, dosyayı sizin indirip yüklemeniz gerekir. Ekip aktarımı mobil uygulamada değil, web'de yapılır. Çalışanların eğitim ve sağlık kayıtları da bu aktarımla gelmez.
Zor satırların FirstİSG'de nasıl sonuçlandığını demoda kendi dosyanızla görün ve puanı ona göre verin. Öbür ölçütlerdeki durum FirstİSG değerlendirmesi sayfasında yer alıyor.
Sık sorulan sorular
Katip uyumlu İSG yazılımı ne demektir?
Katip'ten alınan kayıtların yazılıma doğru aktarılması ve yazılımdaki firma listesinin bu kayıtlarla tutarlı kalması demektir. Sözleşme onayı gibi işlemler yine Katip'in kendi ekranlarında yapılır.
Katip uyumu kimin için daha önemli?
Çok firmaya hizmet veren OSGB için. Bu yüzden OSGB önayarında ağırlığı 20, bireysel ve kurumsal önayarda 10'dur. Tek işyeri olan bir firmada liste kısa olduğu için elle eşitlemek de mümkündür.
Demoda gerçek Katip dosyamı göstermem sakıncalı mı?
Dosya kişisel veri taşıyabilir. Sağlayıcıyla gizlilik şartını önceden konuşun, denemenin gerektirdiği kadar satırla başlayın ve deneme hesabındaki verinin ne olacağını yazılı sorun.
Sağlayıcı Katip'e doğrudan bağlandığını söylerse ne sormalıyım?
Bağlantının nasıl kurulduğunu, hangi kullanıcının yetkisiyle çalıştığını ve hangi yönde veri taşıdığını yazılı sorun. Cevabı da kendi hesabınızla demoda görün.
Aktarım hatasız geçtiyse 5 puan mı verilmeli?
Henüz değil. İkinci yükleme denemesi ve örnek kayıt denetimi de geçtiyse 5 verin. Tek seferlik başarı, listenin aylar boyunca tutarlı kalacağını göstermez.
Katip işlemlerinin kendisi bu sayfada anlatılıyor mu?
Hayır. Bu sayfa yalnız yazılımın Katip dosyasıyla ilişkisini puanlar. Katip'te sözleşme ve görevlendirme adımları için FirstİSG'nin İSG-Katip rehberine bakabilirsiniz.
Kaynaklar
- İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği, Madde 14, fıkra 3 (sözleşme ve görevlendirmenin İSG-KATİP üzerinden onayı)
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Madde 4, fıkra 2 (sınırlı ve ölçülü işleme)
- FirstİSG İSG-Katip rehberi