İSG Yazılım Firmaları Nasıl Değerlendirilir? Sağlayıcı Güvenilirliği Ölçütleri
Bir İSG yazılım firması, yazılımı kadar sürekliliği, destek ekibi, güncelleme düzeni ve verinize karşı sorumluluğuyla değerlendirilir. Demoda gördüğünüz ekran bugünü gösterir, sağlayıcı ise önümüzdeki yılları belirler. Bu sayfa firma listesi vermez, sağlayıcıyı sınamanın yolunu anlatır.
Bu sayfada
Yazılımdan önce sağlayıcıya neden bakılır?
Sağlayıcıya bakılır, çünkü İSG yazılımı yıllarca kullanılır ve kayıtlarınız o sürede sağlayıcının sunucularında birikir. Demo yalnız bugünkü ekranı gösterir. Ekranın yarın da çalışması, mevzuat değişince uyarlanması ve sorun çıkınca birinin cevap vermesi sağlayıcıya bağlıdır.
Kayıtların ömrü de uzundur. Risk değerlendirmesi dokümanı, İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliğinin 11. maddesi gereği elektronik ortamda arşivlenebilir. Arşiv yazılımdaysa, arşive erişiminiz de sağlayıcının sürekliliğine bağlanır.
Sağlayıcı değerlendirmesi, sekiz seçim ölçütünün yerine geçmez. Ölçütler yazılımı puanlar, bu sayfadaki sorular ise o puanın ne kadar süre geçerli kalacağını tartar. İkisini birlikte kullanın.
Şirketin sürekliliği nasıl anlaşılır?
Süreklilik, sağlayıcının geçmişine, ürünün güncellenme düzenine ve çıkış şartlarına bakılarak anlaşılır. Hiçbiri tek başına yetmez. Yeni kurulmuş bir sağlayıcı da uzun ömürlü olabilir, eski bir sağlayıcı da ürününü bırakabilir.
Önce temel bilgileri isteyin. Sözleşmeyi imzalayacak tüzel kişinin unvanı ve ürünün kaç yıldır kullanıldığı yazılı olmalıdır. Ticaret sicili kayıtları kamuya açıktır; unvan ve adres değişikliklerine kendiniz bakabilirsiniz.
Sonra ürünün kendisine bakın. Mobil uygulamanın mağaza sayfasındaki son güncelleme tarihi, ürünün yaşadığını gösteren basit bir işarettir. Sürüm notları yayımlanıyorsa son birkaç notu okuyun. Notlar yalnız hata düzeltmesi mi, yoksa yeni iş akışları da mı içeriyor?
En önemlisi çıkış şartıdır. Sağlayıcı ürünü kapatabilir ya da siz ayrılmak isteyebilirsiniz. İki durumda da verinin teslim biçimi ve süresi sözleşmede yazmalıdır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 4. maddesi, kişisel verinin işlendiği amaç için gerekli süre kadar saklanmasını ilke sayar. Teslimden sonra sağlayıcıdaki kopyanın ne olacağı da bu yüzden yazılı sorulmalıdır.
Destek ekibi ve yanıt süresi nasıl sınanır?
Destek, deneme süresinde gerçek bir soru gönderilerek sınanır. Satış görüşmesindeki ilgi destek kalitesini göstermez. Satış ekibi ile destek ekibi çoğu sağlayıcıda farklı kişilerdir.
Deneme süresinde iki talep açın: biri basit bir kullanım sorusu, diğeri bir hata bildirimi. Cevabın ne zaman geldiğini, sorunu anlayıp anlamadığını ve çözüm mü yoksa geçici bir yol mu önerdiğini not edin. Talebi mesai dışında da bir kez deneyin.
Ardından yazılı şartları isteyin. Hangi kanallardan destek verildiği, çalışma saatleri ve cevap süresi taahhüdü sözleşmeye girmelidir. Taahhüt yoksa bunu da not edin; bir eksik olabilir ama sizin işiniz için belirleyici olmayabilir.
Güncelleme sıklığı ve mevzuat takibi nasıl sorulur?
Güncelleme sorusu, son mevzuat değişikliğinin yazılıma nasıl yansıdığı sorulup örnek istenerek sınanır. "Mevzuatı takip ediyoruz" cevabı bir şey göstermez. Örnek, sağlayıcının gerçekten neyi değiştirdiğini gösterir.
Şu soruları sorun. Yönetmelik değiştiğinde yazılımda neyin değiştiğini kullanıcıya nasıl duyuruyorsunuz? Değişiklik eski kayıtları etkiliyor mu? Güncellemeler ek ücret gerektiriyor mu? Güncelleme sırasında yazılım kullanılamıyor mu, kullanılamıyorsa ne kadar süreyle?
Güncellemenin ters yüzü de vardır. Sık değişen ekran, ekibin alışkanlığını bozabilir. Büyük değişikliklerin önceden duyurulup duyurulmadığını sorun.
Referans istemek ve doğrulamak nasıl yapılır?
Referans, sizinle aynı türden bir kullanıcıyla doğrudan konuşularak doğrulanır. OSGB isterseniz OSGB, kurumsal firmaysanız kurumsal bir kullanıcı isteyin. Sağlayıcının sitesindeki logo listesi ya da alıntı, görüşmenin yerini tutmaz.
Görüşmede genel memnuniyeti değil, olayları sorun. İlk ay en çok neyle uğraştınız? Son sorununuz neydi, kaç günde çözüldü? Yazılımı bırakmayı düşündünüz mü, neden? Sağlayıcının önerdiği referansın memnun bir kullanıcı olması doğaldır; bu yüzden olay soruları daha çok bilgi verir.
Fiyat ve sözleşme şartları sağlayıcı hakkında ne söyler?
Fiyat ve sözleşme şartları, sağlayıcının sizinle uzun süreli bir ilişki mi yoksa tek seferlik bir satış mı kurduğunu gösterir. Yazılı ve açık bir teklif, sağlayıcının fiyatını savunabildiğini gösterir. Yalnız görüşmede söylenen fiyat ise ikinci yıl fiyatını belirsiz bırakabilir.
Sözleşme taslağını imzadan önce isteyin ve üç maddeyi arayın. Birincisi fiyat artışının nasıl belirlendiğidir. İkincisi sözleşmenin nasıl sona erdirileceği ve bunun için ne kadar önceden bildirim gerektiğidir. Üçüncüsü verinin teslimidir. Üç maddeyi de kontrol listesine işleyin; yazılı cevap gelmeyen madde açık kalır.
Taslak vermekten kaçınan ya da her soruyu imzadan sonraya erteleyen sağlayıcıyı not edin. Bu tutum destek sürecinde de tekrar edebilir.
Kurulum, eğitim ve veri aktarımı ücretlerini de bu aşamada sorun. Bu kalemlerin sonradan çıkması, sağlayıcının teklifini eksik verdiğini gösterebilir.
Sağlayıcı değerlendirme listesi nelerden oluşur?
Aşağıdaki liste, her aday sağlayıcı için ayrı ayrı işaretlenir. İşaretlemediğiniz madde, sözleşmeden önce yazılı cevap isteyeceğiniz konudur.
-
- Soru: Sözleşmeyi hangi şirket imzalıyor, yazılımı kim geliştiriyor?
-
- Soru: Son üç güncellemede neler değişti?
-
- Soru: Cevap süresi sözleşmeye yazılıyor mu?
-
- Soru: Mesai dışında bir sorun çıkarsa ne oluyor?
-
- Soru: Bu değişiklik eski kayıtları nasıl etkiledi?
-
- Soru: Veriniz kimler tarafından, hangi amaçla işleniyor?
-
- Soru: Teslimden sonra sizdeki kopyaya ne oluyor?
-
- Soru: Görüşebileceğimiz bir kullanıcı var mı?
Veri işleme şartları neden listede? 6698 sayılı Kanunun 12. maddesi, veri başkası adına işlendiğinde veri sorumlusunu güvenlik tedbirlerinden işleyenle birlikte sorumlu tutar. Veri sorumlusu sıfatıyla çalışıyorsanız, sağlayıcının tedbirleri sizin de sorunuzdur.
Listeyi bitirdikten sonra bulguları puanlama aracındaki destek, fiyat şeffaflığı ve veri güvenliği satırlarına taşıyın. Yazılımın kendisini sınayan 20 demo sorusu ana sayfada yer alıyor. Sağlayıcıyı birkaç hafta yakından görmek isterseniz dört haftalık deneme planını kullanabilirsiniz.
FirstİSG de bu listeyle sınanabilecek sağlayıcılardan biridir; bu sayfada ona ayrı bir yer verilmez.
Sık sorulan sorular
İSG yazılım firmalarının listesi bu sitede var mı?
Yok. Bu site sağlayıcı adı vermez ve sıralama yapmaz. Adayları kendiniz belirleyip bu sayfadaki sorularla sınamanız için ölçüt sunar.
Küçük bir sağlayıcı büyük olandan daha mı risklidir?
Her zaman değil. Küçük ekip daha hızlı cevap verebilir. Asıl risk, sağlayıcı çekilirse verinizin size nasıl döneceğinin yazılı olmamasıdır. Bu soru her büyüklükteki sağlayıcıya sorulmalıdır.
Sağlayıcıdan hangi belgeleri istemeliyim?
Yazılı teklif, hizmet sözleşmesi taslağı, KVKK aydınlatma metni ve veri işleme şartları, destek kanallarının ve çalışma saatlerinin yazılı hâli istenebilir. Güvenlik belgesi varsa kapsamını da sorun.
Referans görüşmesinde ne sorulmalı?
Ne kadar süredir kullandıklarını, ilk aylarda en çok hangi konuda destek aldıklarını ve son güncellemenin işlerini nasıl etkilediğini sorun. Memnuniyet sorusu yerine somut olay sorusu daha çok bilgi verir.
Sağlayıcı değerlendirmesi puanlama aracına nasıl girer?
Sağlayıcıya ait bulgular en çok destek, fiyat şeffaflığı ve veri güvenliği ölçütlerine yansır. Bu ölçütlerde puanı demodaki ekrana değil, sağlayıcının yazılı cevaplarına göre verin.
Sağlayıcı bir yazılım şirketi değil de bir hizmet firmasıysa ne değişir?
Yazılımı kimin geliştirdiğini ve hata bildirdiğinizde düzeltmeyi kimin yaptığını sorun. Satışı yapan ile geliştiren farklıysa destek zinciri uzar ve bu sözleşmede açıkça yazılmalıdır.
Kaynaklar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Madde 4 (saklama süresi ilkesi) ve Madde 12 (veri güvenliği, müşterek sorumluluk)
- İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği, Madde 11, dokümanın elektronik ortamda hazırlanıp arşivlenebilmesi