Mevcut İSG Yazılımını Değiştirmeli misiniz? Karar Matrisi
Mevcut İSG yazılımını değiştirmek ancak iki koşulla doğrudur: aday yazılım aynı ağırlıklarla belirgin biçimde daha yüksek puan alır ve geçişin maliyeti bu farka değer. Önce sorunun yazılımdan mı kullanımdan mı geldiğini ayırın. Sonra mevcut yazılımı adaylarla aynı ölçütlerle puanlayın ve kararı matristen okuyun.
Bu sayfada
Memnuniyetsizlik yazılımdan mı, kullanımdan mı?
Memnuniyetsizliğin bir kısmı yazılımdan değil, yazılımın nasıl kurulup kullanıldığından gelir. Bunu ayırmadan verilen değiştirme kararı, aynı sorunu yeni yazılıma taşır. İlk adım şikâyetleri yazıya dökmek ve her birinin kaynağını sormaktır.
Kullanımdan gelen sorunların tipik işaretleri şunlardır:
- Şikâyet edilen özellik yazılımda var, ama ekipte kimse bilmiyor.
- Yetkiler ilk kurulumda geniş verilmiş, kimse sonradan düzeltmemiş.
- Yeni katılan uzmanlar eğitim almadan çalışmaya başlamış.
- Yazılımın eski bir sürümü ya da eski bir şablon kullanılıyor.
- Aynı iş ekipte üç farklı yolla yapılıyor.
Bu işaretlerden birkaçını görüyorsanız değiştirmeden önce sağlayıcıdan bir kurulum gözden geçirmesi isteyin. Gözden geçirmeden sonra kalan şikâyetler yazılımın kendisine aittir. Karar matrisi bunlarla çalışır.
Mevcut yazılımı aynı ölçütlerle nasıl puanlarsınız?
Mevcut yazılımı, adaylara uyguladığınız ağırlıklar ve aynı 1-5 ölçeğiyle puanlarsınız. Ağırlıkları puanlamadan önce yazın; puanlama aracında rolünüze uyan önayar hazırdır. Mevcut yazılımı ilk satıra, adayları sonraki satırlara girin.
Mevcut yazılımın puanını hafızadan değil kayıttan verin. Son üç ayda açılan destek taleplerine, geciken raporlara ve denetimde sorun çıkaran çıktılara bakın. Her olayı bir ölçütle eşleştirin. Kayıt yoksa bir ay boyunca kısa bir not defteri tutun.
Burada bir dengesizlik vardır. Mevcut yazılım gerçek kullanımla, adaylar ise demoyla puanlanır. Demo en iyi akışı gösterdiği için adaylar olduğundan yüksek puan alabilir. Bu farkı kapatmanın yolu, en yüksek puanlı adayı birkaç hafta gerçek işle denemektir. Haftalara bölünmüş bir plan dört haftalık deneme planında yer alıyor.
Mevcut yazılımın da adil puan alması gerekir. Yıllarca kullanılan bir ekranın kusurları herkesçe bilinir, artıları ise olağan sayılıp unutulur. Sağlayıcısından son bir yılda eklenen özellikleri göstermesini isteyin. Kullanmadığınız bir özellik eksik sayılırsa fark yapay olarak büyür.
Değiştirmenin maliyeti nasıl hesaplanır?
Değiştirmenin maliyeti, lisans farkına geçişin iş yükü ve geçiş döneminde kaybedilen verim eklenerek hesaplanır. Lisans farkı en görünür kalemdir, ama çoğu zaman en büyüğü değildir. Kalemleri tek tek yazın ve her birine sorumlu atayın. Tahmini iş gününü de yanına ekleyin; böylece maliyet, lisans tutarıyla aynı tabloda görünür.
İş yükü kalemleri şunlardır: firma ve çalışan listelerinin aktarımı, geçmiş rapor ve belgelerin taşınması, yeni şablonların kurulması ve ekip eğitimi. Geçiş döneminde iki yazılım birlikte kullanılırsa iki lisans ödenir ve aynı iş iki kez yapılır. Uzmanların yeni ekranlara alıştığı ilk haftalarda rapor süreleri uzar.
Geçmiş kayıtlara erişim ayrı bir kalemdir. İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliğinin 11. maddesi, risk değerlendirmesi dokümanının elektronik ortamda hazırlanıp arşivlenebileceğini söyler. Arşiviniz eski yazılımdaysa, sözleşme bittikten sonra o belgelere nasıl ulaşacağınızı önceden bilmelisiniz. Eski sağlayıcıdan veriyi hangi biçimde alacağınızı yazılı sorun.
Eski sağlayıcıda kalan kopya da sorulmalıdır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 7. maddesi, işlenmesini gerektiren sebep ortadan kalkan kişisel verinin silinmesini, yok edilmesini ya da anonim hâle getirilmesini düzenler. Veri size teslim edildikten sonra eski sağlayıcıdan silme teyidi isteyin.
Son kalem sözleşmedir. Mevcut sözleşmenin bitiş tarihini, erken çıkışın bedelini ve fesih için gereken bildirim süresini kontrol edin. Bu üç bilgi, kararın zamanlamasını çoğu zaman puan farkından daha çok belirler.
Ne zaman beklemek daha doğru?
Puan farkı küçükse, sözleşme bitişi uzaksa ya da ekip yoğun bir dönemdeyse beklemek daha doğrudur. Beklemek kararı ertelemek değildir; değerlendirmeyi sürdürüp geçişi daha uygun bir tarihe koymaktır.
Şu durumlarda bekleyin:
- Mevcut sağlayıcı şikâyet ettiğiniz sorunun düzeltmesini tarih vererek yazılı taahhüt etti.
- Sözleşmenin yenileme tarihi birkaç ay sonra; erken çıkış bedeli puan farkının getireceğinden yüksek.
- Ekibin denetim ve rapor yükünün en yoğun olduğu dönemdesiniz.
- Ekipte ayrılan ya da yeni katılan çok kişi var; eğitim yükü zaten yüksek.
Beklemenin de bir sınırı olmalıdır. Kararı ertelediğiniz gün, yeniden ele alacağınız tarihi de yazın. Tarih geldiğinde mevcut yazılımı not defterindeki yeni kayıtlarla tekrar puanlayın. Fark büyüdüyse bekleme sebebi ortadan kalkmış demektir.
Bekleme süresini boş geçirmeyin. Mevcut yazılımın not defterini tutmaya devam edin, adaylardan yazılı teklif ve sözleşme taslağı alın. Kurumsal alımda teklifleri aynı maddelerle istemek için teknik şartname şablonunu kullanabilirsiniz.
Karar matrisi nasıl kullanılır?
Karar matrisi, en yüksek puanlı aday ile mevcut yazılım arasındaki ağırlıklı puan farkını geçiş maliyetiyle birlikte okur. Eşikler bu sitenin önerisidir, ölçüm sonucu değildir. Kendi durumunuza göre değiştirebilirsiniz.
| Puan farkı (aday eksi mevcut) | Geçiş maliyeti düşük | Geçiş maliyeti yüksek |
|---|---|---|
| 0,5 ve üstü | Değiştirin; adayı kısa bir denemeyle doğrulayın | Değiştirin, ama geçişi sözleşme bitişine ve sakin bir döneme koyun |
| 0,2 ile 0,5'in altı | Önce adayı gerçek işle deneyin, fark kalırsa değiştirin | Mevcut yazılımda kalın, sağlayıcıyla zayıf ölçütleri konuşun |
| 0,2'nin altı | Mevcut yazılımda kalın, kurulumu gözden geçirin | Mevcut yazılımda kalın |
Matrisin bir istisnası vardır. Mevcut yazılım en ağır ölçütünüzde 2 ya da daha düşük puan alıyorsa toplam fark küçük olsa bile değişikliği masaya getirin. Mevzuata uygun çıktıda 2 puan, denetimde kullanılamayan bir rapor demektir ve toplam puan bunu gizleyebilir.
Maliyeti "düşük" ya da "yüksek" diye ayırırken bir önceki bölümdeki kalemleri kullanın. Aktarılacak firma sayısı az, sözleşme bitişi yakın ve ekip küçükse maliyet düşüktür. Bu üç koşuldan ikisi tersine dönüyorsa yüksek sayın.
FirstİSG aday olduğunda geçiş maliyetinde ne değişir?
FirstİSG aday listenizdeyse geçiş maliyetinin aktarım kalemine iki bilgi eklenir. OSGB ve kurumsal ekipte yönetici, Katip'ten aldığı Excel dosyasını web'de içe aktarır. Firma, personel, sertifika ve görevlendirme kayıtları önce bir hazırlık alanına düşer, kontrol edilip düzeltildikten sonra yazılır. Bireysel hesapta firma listesi ayrı, önizlemeli bir Katip aktarımıyla gelir; bu aktarım mobilde de açılır.
Sınırı da bilinmelidir. Bu aktarım eski yazılımınızdaki raporları, DÖF geçmişini ve belgeleri getirmez. Geçmiş belgeler firma dosyasına PDF ya da görsel olarak kayıt kayıt yüklenir. Geçmiş arşivi büyük bir ekipte bu iş, maliyet tablosunda ayrı bir satırdır.
FirstİSG'yi de mevcut yazılımınızla aynı ağırlıklarla puanlayın. Her ölçütteki ayrıntı FirstİSG değerlendirmesi sayfasında yer alıyor.
Sık sorulan sorular
İSG yazılımını kaç yılda bir değiştirmek gerekir?
Belirli bir süre yoktur. Yazılım işinizi görüyor ve sağlayıcı güncellemeye devam ediyorsa değiştirmek için bir sebep yoktur. Kararı süreye değil, puan farkına ve geçiş maliyetine bağlayın.
Mevcut yazılımı puanlamak adil mi, onu yıllardır kullanıyoruz?
Adil olması için mevcut yazılımı da demo gibi sınayın. Sağlayıcıdan bilmediğiniz özellikleri göstermesini isteyin; kullanmadığınız bir özellik eksik sayılmamalıdır.
Puan farkı ne kadar olursa değiştirmeye değer?
Bu sayfa 0,5 puanı bir eşik olarak önerir; bu bir ölçüm değil, yayıncının önerisidir. Geçiş maliyeti yüksekse eşiği yükseltin.
Ekip yeni yazılıma geçmek istemiyorsa ne yapmalı?
İtirazları ölçütlere bağlayarak dinleyin. Bir ölçütteki gerçek kaybı gösteren itiraz puana girer. Alışkanlıktan gelen itiraz ise eğitim planında ele alınır.
Sağlayıcı sorunu düzelteceğini söylüyorsa beklemeli miyim?
Tarih ve kapsam yazılı verilirse bir süre beklemek mantıklı olabilir. Söz yalnız sözlüyse kararınızı ona göre ertelemeyin, aday değerlendirmesini sürdürün.
Bu sayfa geçiş adımlarını da anlatıyor mu?
Hayır. Bu sayfa yalnız "değiştirmeli miyim" kararını ele alır. Verinin nasıl taşınacağı, paralel çalışma ve ekip eğitimi ayrı konulardır.
Kaynaklar
- İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği, Madde 11, fıkra 3 (elektronik ortamda hazırlama ve arşivleme)
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Madde 7, işleme sebebi ortadan kalkan verinin silinmesi