İSG Yazılımı Karşılaştırması: Dört Haftalık Deneme Planı
İSG yazılımlarını karşılaştırmanın güvenilir bir yolu, iki ya da üç adayı aynı işle dört hafta denemektir. Her hafta tek bir konuya ayrılır: kurulum ve aktarım, saha, raporlama ve belge, sonunda puanlama. Bu sayfa haftaların planını ve deneme günlüğü şablonunu verir.
Bu sayfada
Neden demo yetmez, deneme gerekir?
Demo yetmez, çünkü demoyu sağlayıcı yönetir ve en iyi akışı gösterir. Deneme ise sizin işinizin, sizin telefonunuzda, sizin aksaklıklarınızla nasıl yürüdüğünü gösterir. Bir ekranın kullanışlı olup olmadığı ancak onu yirminci kez açtığınızda anlaşılır.
Bazı sorunlar zamanla ortaya çıkar. Aktarılan firma listesindeki bir hata ilk gün görünmeyebilir. Destek ekibinin gerçek cevap süresi bir talep açılmadan bilinemez. Mobil uygulamanın zayıf bağlantıdaki davranışı ancak sahada görülür.
Deneme veriyle başlar ve veri kişisel bilgi taşır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 4. maddesi, kişisel verinin amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesini ister. Denemeye yalnız denemenin gerektirdiği kadar veri koyun.
Birinci hafta: kurulum ve veri aktarımı neyi gösterir?
Birinci hafta, adayın sizin verinizi ne kadar zahmetsiz aldığını gösterir. Hesapları açın, kullanıcıları ekleyin ve firma listesini aktarın. Bu hafta henüz rapor yazılmaz.
OSGB ve İSG-Katip kullanan ekipler için en önemli iş Katip dosyasının aktarımıdır. OSGB sözleşmeleri, İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinin 14. maddesi gereği taraflarca İSG-KATİP sisteminde onaylanır. Yazılımdaki firma listesinin bu kayıtla tutarlı olup olmadığına haftanın sonunda bakın.
Haftanın denemeleri şunlardır: aynı dosyayı iki kez yükleyip kayıtların çoğalmadığını görmek, birkaç firmanın unvan ve tehlike sınıfını Katip'le karşılaştırmak, bir kullanıcıya yalnız bazı firmaları açmak. Her denemenin sonucunu günlüğe yazın.
İkinci hafta: sahada kullanım nasıl denenir?
İkinci hafta, adaylar gerçek ziyaretlerde telefonla kullanılarak denenir. Her uzman, haftadaki ziyaretlerinden birinde tespitleri iki adaya da kaydeder. Fotoğraflar uygulamanın içinden çekilir.
Bu hafta üç şeyi not edin: bir tespitin kaydedilmesi ne kadar sürüyor, bağlantı zayıfken ne oluyor ve sahada başlanan kayıt ofiste nasıl açılıyor. Yapay zekâ önerisi sunan adaylarda önerilerin kaçını değiştirmeden kabul ettiğinizi de yazın.
Uzmanların görüşü bu haftanın asıl verisidir. Ekranı ilk kez gören biri ile üçüncü kez kullanan biri farklı şey söyler. Hafta sonunda her uzmana aynı soruyu sorun: hangisiyle sahadan daha erken çıktın?
Üçüncü hafta: raporlama ve belge nasıl sınanır?
Üçüncü hafta, ikinci haftadaki tespitlerden rapor ve belge üretilerek sınanır. Raporlar tamamlanır, çıktısı alınır ve bir firmanın dosyası adayda kurulur.
Çıktıyı denetçinin gözüyle okuyun. İşyeri bilgileri doğru mu, fotoğraflar okunur mu, mevzuat referansı tespitle uyumlu mu? Tamamlanmış bir raporu değiştirmeyi deneyin ve adayın buna nasıl tepki verdiğini görün.
Belge tarafında bir firmanın birkaç belgesini yükleyin, birinin tarihini yaklaştırın ve ekranda nasıl uyarı verdiğine bakın. Bu hafta bir de destek talebi açın. Belge ya da çıktı konusundaki gerçek bir soru, destek ekibini en iyi sınayan sorudur.
Dördüncü hafta: puanlama ve karar nasıl yapılır?
Dördüncü hafta, günlük okunarak ve her aday aynı ölçütlerle puanlanarak geçer. Ağırlıkları puanlardan önce belirleyin; puanları gördükten sonra ağırlık değiştirmek sonucu kendi tercihinize göre düzeltmek olur.
Ekibi bir toplantıda toplayın ve günlüğü ölçüt ölçüt okuyun. Her ölçüt için puanı tartışarak verin ve puanlama aracına girin. Sonuçlar yakınsa en ağır ölçütteki farka bakın.
Karar puanla bitmez. Sözleşmeden önce fiyatı, destek şartlarını ve ayrılışta verinin teslimini yazılı alın. Sağlayıcının kendisi için ayrı bir kontrol listesi İSG yazılım firmalarını değerlendirme yazısında yer alıyor.
Deneme günlüğü şablonu nasıl doldurulur?
Günlük, her aday için ayrı bir tablodur ve her gün birkaç satırla doldurulur. Tabloyu kopyalayıp kendi belgenize ya da Excel'e taşıyabilirsiniz. Sütunlar sekiz seçim ölçütüyle eşleşir, böylece dördüncü haftada puan vermek kolaylaşır.
| Tarih | Hafta | Ne denendi? | Ölçüt | Sonuç | Sorun ya da not |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Katip dosyasının ikinci kez yüklenmesi | İSG-Katip uyumu | |||
| 1 | Bir kullanıcıya yalnız bazı firmaların açılması | Veri güvenliği ve KVKK | |||
| 2 | Uygulamadan fotoğrafla tespit kaydı | Mobil kullanım | |||
| 2 | Yapay zekâ önerisinin düzeltilmesi | Yapay zekâ desteği | |||
| 3 | Raporun tamamlanıp çıktısının alınması | Mevzuata uygun çıktı | |||
| 3 | Belge yükleme ve tarih uyarısı | Belge saklama | |||
| 3 | Destek talebinin cevap süresi | Destek | |||
| 4 | Yazılı teklif ve çıkış şartı | Fiyat şeffaflığı |
Haftanın sonunda günlüğün altına üç satırlık bir özet ekleyin: en çok zaman kazandıran iş, en çok zaman kaybettiren iş ve çözülmeyen soru. Bu özetler dördüncü haftadaki tartışmayı kısaltır.
Dördüncü haftada her ölçüt için şu kontrolleri yapın:
Son madde 6698 sayılı Kanunun 12. maddesine dayanır: veri sorumlusu verinin muhafazası için gerekli tedbirleri almak zorundadır. Deneme bitince adaydaki veri sizin sorunuz olmaya devam eder.
Deneme sırasında hangi hatalar yapılır?
En sık hata, adayları farklı işlerle denemektir. Bir adayda kolay bir firmayla, ötekinde zor bir firmayla çalışılırsa fark yazılımdan değil firmadan gelir. Her hafta aynı firmayı ve aynı fotoğrafları bütün adaylarda kullanın.
İkinci hata, denemeyi tek bir kişiye bırakmaktır. Yazılımı seçen kişi genellikle en istekli kullanıcıdır; ekibin geri kalanının zorlandığı yeri görmeyebilir. En az bir deneme gününü, yazılıma en mesafeli ekip üyesiyle yapın.
Üçüncü hata, günlüğü sona bırakmaktır. Dördüncü haftada hatırlanan, son görülen ekrandır. Günlük her gün doldurulursa ilk haftanın aktarım sorunu da puana girer.
Dördüncü hata, deneme bitince hesapları unutmaktır. Seçilmeyen adaylardaki deneme hesaplarını kapatın ya da kapatılmasını yazılı isteyin.
FirstİSG denemeye nasıl katılır?
FirstİSG'yi diğer adaylarla aynı plana alabilirsiniz. Bireysel kullanıcı, aylık yenilenen ücretsiz rapor hakkıyla ikinci ve üçüncü haftayı ödeme yapmadan yürütebilir. Ekip olarak denemek için sayfanın altındaki formdan görüşme isteyebilirsiniz.
Puanları nasıl okuyacağınızı görmek isterseniz doldurulmuş puanlama örneklerine bakın.
Sık sorulan sorular
Dört hafta herkes için gerekli mi?
Değil. Tek başına çalışan uzman ilk iki haftayı birleştirebilir. Ekip ve çok firmalı OSGB ise dört haftanın tamamından yararlanır, çünkü aktarım ve yetki konuları ancak birkaç hafta kullanımla ortaya çıkar.
Sağlayıcı dört haftalık deneme vermiyorsa ne yapılmalı?
Deneme süresini sorun ve planı o süreye sıkıştırın. Süre çok kısaysa haftaları birleştirip saha haftasını öne alın. Gerekirse sınırlı bir kapsamda ücretli pilot da konuşulabilir.
Denemede gerçek müşteri verisi kullanılmalı mı?
Ölçülü kullanılmalı. Deneme için gereken en az veriyle başlayın, sağlık verisi gibi özel nitelikli kayıtları denemeye katmayın. Sağlayıcının deneme hesabındaki veriyi deneme sonunda ne yaptığını yazılı sorun.
Kaç yazılım aynı anda denenmeli?
İki ya da üç. Daha fazlası ekibin günlük işini aksatır ve karşılaştırmayı bulandırır. Adayları önce kısa demolarla üçe indirin, sonra denemeye alın.
Deneme sırasında ekip hangi yazılımı kullanmalı?
Asıl iş mevcut düzende yürümeye devam etmeli. Deneme, aynı işin bir kopyasını adaylarda yapmak demektir. Böylece bir aday aksarsa müşteriye giden rapor gecikmez.
Deneme günlüğünü kim tutmalı?
Her aday için bir kişi. Bu kişi günlüğü her gün birkaç satırla doldurur, haftanın sonunda ekiple birlikte okur. Günlük, son haftadaki puanların dayanağıdır.
Kaynaklar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Madde 4 (amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme) ve Madde 12 (veri güvenliği)
- İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği, Madde 14, sözleşmenin İSG-KATİP üzerinden onaylanması